皆さんこんにちは。勝浦ロータリークラブの吉田理愛と申します。本年度は地区の管理運営統括委員長という所におります。今日は時田さんの方から卓話を是非と言う事で私は漆原ガバナー年度の時に地区幹事長をやっておりましたのでその時の裏話と言うか当時のお話を2025ー2026年度には時田さんが今度ガバナーと言う事になっておりますのでガバナー輩出クラブが一丸となって取り組むこということをテーマに今日はお話をさせていただきたいと思います。よろしくお願いします。後程、質疑応答もあるという事なのでどこまでお話しできるかちょっと分からないんですけれども色々お話していきます。
2年後まだまだ先だなと感じがするかと思うんですけれども実はあっという間にきます。
そして実際に忙しいのは前年度エレクト年度が一番バタバタと準備が忙しいです。先程時田さんにもう幹事団の方は決定されていると伺いましたのでまず地区幹事長大倉先生がなられたという事で何よりも鈴木ファストガバナーという大変心強いアドバイザーがいらっしゃるという事で心配は皆さんいらないと思います。
どういった事をするかというとまず私が地区幹事長になったのは2018年漆原年度に入り2年半前ですがその時にまず当時は漆原年度2020、21年度でオリンピックイヤーという事でもうとにかく三大セミナーとか会場を早く押さえないとオリンピックの年度はもう予約が大変だと実際はホテルとかそういった会場は1年前から本予約なんですけれどもロータリーさんが毎年お世話になっているという事でもう1年以上前から仮予約みたいな感じで押さえてくれるという事でしたちょうど今頃三大セミナーを押さえました。三大セミナーというのはご存知かと思いますがつい先週の土曜日に始まりました地区研修セミナー次に3月に入って会長エレクトセミナーこれが今第一回、第二回、一回1.5日以上と明記されています。諸岡さんの時から1.5日となりました。次にやる事が4月29日の地区研修協議会これをもちまして三大セミナーとなります。これはもう実際に時田年度7月からスタートするといっても始まるのが2月の終りからこの三大セミナーが始まるのでその準備がもっと早くからする事になっております。実際に一番最初にバタバタ始まるのが時田さん年度のガバナー補佐顔合わせ会といったものが漆原年度では8月、諸岡年度も8月と早かったのでちょっと早すぎだろうという事で梶原年度からちょっと9月10月とゆっくりめのスタートにしているようです。ガバナー補佐が決まるのがちょうど1年後の今くらいにガバナー補佐の推薦証を出して6月末に決まって顔合わせが8月に始まりますと同時に時田さん年度の地区の組織図、予算案を始めるのも秋くらいから。この予算と組織図というのはその時のガバナーの方針にもよると思うんですけれども組織図はガバナーひとりで組むというところと色々相談して予算はガバナーががっちり考えるとか色々あると思うんですけれども漆原年度に関しては地区の組織は漆原ガバナーが全部人事関係に関しては自分で研修リーダーと一緒に決めていました。予算の方は私の地区幹事長のほうでほぼやって下さいという事で予算組はやりました。地区の財務委員長ファストガバナーに当るんですけれども相談をしつつ決めるんですけれどもまたこの予算も大変なんですけれどもそれはちょっと後ほど。地区長の会議、ガバナー補佐の顔合わせが秋くらい。最初の時田さん年度の地区委員長とガバナー補佐の合同の会議が12月になります。この時点では地区組織の委員長までは全部決まっているというかたちに持っていかなくてはいけません。ここで20日初ガバナー補佐地区委員長合同の会議で決まっていきます。このガバナー補佐と委員長会議というのが9月10月から始まって大体時田さんの年度は最後に終る6月末のパーティの日が最後の会議になるんですけれども計13回あります。この会場も早々に予約をしなくてはなりません。少なくとも今年度末くらいには場所の押さえなど決めるというかたちになります。何故かというと大体土日にこの会議が行なわれるんですけれどもこの会議を最初に決めておかないと秋に委員長が決まるんですけれども委員長もどんどん米山のセミナーとかどんどん決めて入れてくるのでそれを先にこちらがお伝えしないと同じところでブッキングが入ってしまいます。そうすると不都合が生まれてくるので13会議に行ってどこのセミナーそして地区大会の場所はどんどん決めていただきたいと思います。最後のパーティーはマンハッタンと決まっているのでそこで盛大に皆さまお疲れ様でしたを祝う会をします。そして実際にこの三大セミナーと地区大会、パーティーあと地区大会記念ゴルフ大会なんですが実際にガバナー年度にこれを運営する側になる主催者、皆さんの市原中央ロータリークラブが主催者になるのでどうやって進めていくのかというのが細かい取り決めとか全部ガバナー事務所でやってくれるんですがやはりそれぞれの配置ですとかそういった事は自クラブとグループ内の幹事団でやっていくのでこれを見学に行きます。三大セミナーとゴルフ大会。ゴルフ大会がすごく大変なんですけどそれを参加ではなく見学、運営方法どういった風に当日の動きとかタイムスケジュールとか見学して写真をたくさん撮ってそれを前々年度くらいから見学してきました。
先程予算の話を少ししたんですけれどもこの予算というのが当初からちょっと疑問に思っていたんですけれども各委員長は委員長になってこの地区研修セミナーに出ます。そして国際協議会に出席されてガバナーが自分のところではこういう事をするので委員長はこういう風にしてくださいという話をする時には既に予算が決まっているので本来であれば委員長がこういった事をしたいので予算をつけてくださいとしてから本当は予算を組まれるというのが理想だと思うんですけれども実際は前年度の12月末くらいに予算を組み立ててという風になっているので委員会の中でも根回しではないですけれども決まっているところはこういった事があるのでこれだけの予算が決まっているのでお願いしますというのを早い段階で地区幹事長のところにお願いがくるかと思います。でも実際に予算を組むほうも分からないので結局前年と一緒じゃないですけれども前年はどうだったとかこれで回っているんだったらだいたいこれでお願いしますみたいな感じで予算を組んでいきます。それを財務委員長と研修リーダーガバナーと時田さんと相談して作っていくんですけれども漆原ガバナーの時はオリンピックそしてロータリー100周年もあったので通常にない予算を組むということをしました。それぞれの年度のガバナーはこういった事をしたいとか思い入れがあると特別な予算を組みたいと計画されてくると思うのでそれは時田さんの方で何かありましたら早めに計画して諮問委員会、地区戦略計画委員会で相談して早めに決められるかと思います。この予算と同時に地区幹事長、地区幹事団でしなくてはならない。7月になると時田さんはノミニーになられます。そうすると僅かばかりですが地区から予算が付きます。ノミニーだとだいたい30万微々たるものですがエレクトになるとだいたい920万、ガバナー年度になると1280万の予算が付いています。三大セミナーは別の予算がついているのでまた別です。この1280万という予算で1通の通帳を3年間使いまわしていくんですけれどもこれは地区の月信13号に最後に全部監査を通して中間監査、期末監査そこにノミニーとエレクト、ガバナーについた予算に関してはちゃんと報告して月信13号に載ります。まず幹事団の中で会計担当が1人、税理士とか会計士だとソフトを持っているのでとっても楽なんですけれどもそういった方が選任、経理担当、実際に銀行の窓口に行って色んな振り込みをしたり通帳記帳をしたりという雑務があるのですがこれが2020年までは地区幹事長が全部やらなくてはいけないと私の時は言われていたので雑務的な事を地区幹事長がやっていましたが梶原専務からは経理担当とは別に振込、記帳とか日々の出しを付ける担当を設置されていましたので多分次年度もだれかつけられるかと思います。地区幹事長はかなり多忙になります。色々と会議や地区の諮問委員会、地区戦略計画委員会というのにも幹事長は出席します。出席するタイミングが今年の12月くらいからかと思います。ゆくゆくは諮問委員会、地区戦略計画委員会を進めていったりとかになってくるので参加します。そしてこの経理などを担当される方は7月になるとノミニーの予算が入ってくるのでそれまでに口座を開設するという事になると思います。口座を作る時は時田さんが窓口にいかなくてはいけないんですがこういった団体の口座を作る時は中々難しいので地区幹事に相談するとすぐに作れるので通帳とカードは経理担当に預けるという事になります。様々な地区外のセミナーとかに出かける時も登録料とかそういった物に使われて行きます。
ガバナー公式訪問担当される地区の幹事団の方は2790地区82クラブプラス衛生が入って今は83クラブになっていると思いますがガバナー公式訪問に1〜2名随行します。私達の時は幹事団のみならず会員の方々が手分けしてガバナー公式訪問に伺いました。このガバナー公式訪問は本当にお勧めです。メーキャップっていうのは中々他のクラブに行く事って本当にないんですけれども例会のやり方1つそれぞれ色んな違いがあって食事とか楽しみですしメーキャップの経験は他クラブの運営方法など参考になるのでこれは沢山の方が行かれるのがよろしいのではないかと思います。この日程は9月10月11月になると時田さんは毎日公式訪問に行かれるというかたちになると思います。これの書類を集めたりするのはガバナー事務所の方でやってくれますがやはり1人このガバナーの輩出クラブで担当を1人決めてくださいと言われます。その人が全部何時からどの場所でと必要な物とかクラブの幹事さんとのやり取りなどそういった窓口を1人ガバナー公式訪問担当の幹事を必要になってきます。
時田さんにおかれましては自宅から全82クラブそれぞれの例会場の場所と距離数を日後にRIに提出する事になるので早めに計算をしておかれたらいいと思います。
地区大会実行委員会も作られていると思いますけれどもここに関しては別通帳を作りますのでこれはこれでこの中で会見担当を1人選任してください。予算がだいたい予算が2000万〜2300万預かって地区大会を運営していきます。これは見学に行って地区大会をやっている間にゲストの奥様たちを観光に連れて行ったりと見えない所の催し物などがあるので色々と事前にリーサーチが必要になってきます。地区大会は予算が付くのでいいのですが今度ゴルフ大会は予算はゼロです。ゴルフ大会の登録料はいただいた登録料で全部コース、景品、保険など全部開催していかなくてはいけないのでこれも1つ通帳を作って入ってきた登録料を1つひとつチェックしてというとても地味ですが大変な作業があるのでこちらも1人幹事団の中でゴルフ大会の経理が必要になってきます。
地区大会や会議など支払いが発生してきます。地区大会の会場費、小さい会議などからきた請求書の支払いを全てこのロータリーカードで漆原年度はやりました。カードで払えるものは全てカードで支払いました。そうするとポリオの方に3％いきます。
一番大変なのは月信委員会で月信委員長は1名ないし2名一緒に参加して月信の作り方などを学んでいきます。だいたい2か月前から原稿依頼は3か月前してくかたちになります。3月に月信を出すとしたら印刷が2月のあたまに第一稿が刷り上がるのでそれまでに原稿を集めたり来月の月信のページはどういった企画にするのかというのを1月のあたまからやっていくので時田年度の7月の月信の作成は4月くらいから準備していくというかたちになります。
あと大事なのが国際大会推進委員会です。時田さんの年度は2026年の6月13日から17にち台湾の台北なんですね。これの何が大変かと言いますとチバナイトを市原中央ロータリークラブさんが主催します。このロータリの国際大会2026年度6月というのはもう会場も決まっていますのでそれに伴って全世界から色んなナイトをする会場を押さえてしまうのでいかにいい場所でキャパが取れていう台湾台北の場所をロケハンに行ってその会場を押さえたり仮予約金を立て替えるというかたちになるのでそういった作業を今年度末早めに動かれるのがよろしいのではないかと思います。
市原中央さんから出られるのはロータリーの友の地区代表委員というのをクラブの中から1人選出されることになると思います。必ずしもクラブ内でという事ではないので密なやり取りができるのはやはりクラブ内から代表議員が出た方がいいのかなと思います。ちなみにこのロータリーの友の代表委員は私の時は幹事長と兼務でこれをやりました。コロナがあったので実際集まれなかったのですが年4回東京のプリンスホテルで34地区の代表委員が集まって顔合わせをしたり親睦を深めたりする事が年4回あります。
地区の組織図の中の地区式監査会委員会というところに1人入る事になると思います。
時間になってしまったのでまた後程お話できればと思います。一番大事なのは何か話を聞いているとすごい大変だな憂鬱だなと思われるかもしれませんがすごくやりがいがあるし実際これをやって準備が8割なのでやっていくとチームがすごく結束して盛り上がります。ちょこちょこ集まって打合せをしたり大変なんですけれども楽しいです。一丸となって時田さんを盛り上げて他のクラブも応援してくれるので頑張ってやってください。よろしくお願いします。

＜時田会員＞
吉田委員長、本日は卓話ありがとうございました。今後も御指導をお願いします。

本日の出席者数18名
本日の出席率51.42％　前々回出席率80.00％

〒290-0081　千葉県市原市五井中央西1-22-25　市原商工会議所2階

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